Gyakran találkozunk olyan szoftverek fejlesztésével foglalkozó társaságokkal, amelyek fejlesztései dokumentálására, a főkönyvbe történő megjelenésre nem fordítanak megfelelő figyelmet.
Nem csak kezdő vállalkozásoknál fordul el, sok éve működő cégek esetében is felmerülhet, hogy a főkönyvben nem szerepel a szoftver (vagy akár más szellemi vagyon), nincs nyilvántartási érték, nem tudja, mennyit költött rá az évek alatt, mennyi bevétele származott belőle. Ez a helyzet addig nem okoz gondot, amíg egy befektető nem lépne be a vállalkozásba. Neki már az áll érdekében, ha számvitelileg is a cég tulajdonában van a szoftver, a vagyontárgyak közt ki van mutatva.
Emellett ez a számviteli törvény szerint kötelező, így nem választás kérdése, hogy ezt megteszi-e a vállalkozás.
De nem mindegy, hogy milyen szoftvert és mennyiért lehet és kell aktiválni a szellemi termékek közt.
Először azt fontos tisztázni, hogy az adott fejlesztés milyen típusú munka, mert ezek a könyvelés szempontjából eltérő hatásúak:
- Korábbi termékfejlesztésekhez kapcsolódó hibajavítás - a felmerülő költségeket az aktuális éven kell elszámolni.
- Korábbi termékfejlesztésekhez kötődő továbbfejlesztés - a felmerülő költség növeli aktiválni a már vagyontárgyként nyilván tartott szellemi termék értékét.
- Új, saját termék fejlesztési költségei - a felmerülő költségeket új szellemi termékként kell aktiválni.
- Megbízásra végzett fejlesztések költségei.
A fejlesztéssel foglalkozó társaságoknál az utolsó két pont költségei ritkán kerülnek elkülönítésre. Nyilvánvaló, hogy ezt a könyvelő nem fogja tudni szétválasztani, minden egyes munka esetében külön jelölni kell, hogy az melyik kategóriába esik.
Milyen költségek kerülhetnek a fejlesztésre?
A fejlesztéshez kapcsolódó összes közvetlen költség ráaktiválható az eszközre:
- bér – arányosan, ha nem teljes munkaidőben, teljes hónapban dolgozott az adott projekten a kolléga (alapbér, egyéb személy jellegű kifizetések, járulékok),
- energiaköltségek – szintén arányosan, lehet területre, dolgozóra…,
- irodabérlet – ezt is arányosan.
Ne kerüljön rá olyan költség, mely csak közvetetten támogatja a fejlesztést, például a könyvelő díja vagy a weboldal fenntartási költsége.
Az eszköz aktiválása azt jelenti, hogy a közvetlen költségei abban az évben nem a többi költség közt szerepelnek, nem csökkentik az eredményt (annak ellenére, hogy el lett költve az az összeg). Ehelyett a mérlegben az eszközök között fog megjelenni (szellemi termékek), és növeli a vállalkozás vagyontárgyainak értékét.
Hogyan lehet helyrehozni, ha egy régebbi szoftver hiányzik az eszközök közül?
- A korábbi évek önellenőrzésével ki lehet javítani, három oszlopos mérleggel.
- Ha most hirtelen szükség van arra, hogy a bevételt adó szoftver ott legyen a vagyontárgyak között, fellelt eszközként lehet azt felvenni a könyvekbe. Ez azonban adóköteles bevétel lesz, mely a korábbi években elszámolt költség adócsökkentő hatásának az ellentéte.
- A legegyszerűbb megoldás az, ha a szoftver fejlesztése során (valószínűleg folyamatos továbbfejlesztés zajlik) kijelölésre kerül egy mérföldkő, mely időponttól a költségeket elkezdik külön gyűjteni, és az akkor kezdett munkák önálló eszközkét kerülnek a könyvelésbe.
Badak Zsuzsanna innovációs tanácsadó
