A megfelelő információ áramlás a vállalkozás gazdasági és műszaki területei között meghatározhatja a társaság működésének minőségét és hosszabb távon az eredményességét. Ez különösen a fontos a fejlesztésekben.

„A projekt része a validációs keretrendszer optimalizációja.” 

„Most akkor a tao 7t-ről beszélünk, ugye?”

Bár ezek a mondatok nekünk szóltak, a többi résztvevő valószínűleg közben olyasmin gondolkodott, hogy mit kell még csinálnia aznap, vagy hogy hová menjen ebédelni.

Vannak vállalkozások, ahol majdhogynem tolmácsra lenne szükség, hogy cégen belül a munkatársak megértsék egymást. Ennek egyik oka gyakran a motiváció hiánya. A pénzügyön senki nem kéri számon, hogy tisztában van-e a termelés folyamatával, de ha nem érti, hogy mi történik a valóságban, nem fogja tudni megfelelően kezelni az azokról készült dokumentumokat sem (számlák, szerződések). A termelésben dolgozók nagyon jól ellátják a műszaki feladataikat, de sokszor nem értik, miért kellene nekik a kérdés gazdasági részével foglalkozni. Hiszen ők mérnökök. Amennyiben vezetők is, a szakmai stratégiát, a költségkeretet és a rendelkezésre álló munkaerőt, így az ő munkájukat is mind-mind befolyásolják a pénzügyek.

Így mindkét félnek előnyös a saját munkáját tekintve, ha tisztábban van a másik oldal alapvető folyamataival.

Szintén probléma szokott lenni a nyelvezet is, mely olyan speciális szavakat vagy rövidítéseket használ, melyet kívülálló gyakran nem ért meg. Egy könyvelőnek nem kell magyarázni hogy mi a tao, és a mérnöknek a validációt. Viszont hasznos, ha az alapfogalmakkal tisztában van más területekről is, ami megelőz félreértéseket, és könnyebbé teszi a mindennapokat a munkahelyen.

Ha a gazdasági terület nem érti, hogy milyen folyamatok zajlanak a szakmai területen, és a műszakisok nem törődnek a működés pénzügyi vonatkozásaival, az együttműködés hiánya gyakran nem számszerűsíthető veszteséget okoz, amelynek mértéke sokszor nem is látható, de akár jelentős hibát is okozhat a társaság éves beszámolójában.

Az együttműködés hiánya nagyon gyakran információ áramlási problémákra vezethető vissza.

Fejlesztések indítása

Megrendelésre végzett fejlesztés esetén az eredmény hasznosítása:

Induláskor már szükséges információ a fejlesztési eredmény további sorsa. Ha megrendelésre végezzük, és az eredmény minden jogát eladjuk, az nincs befolyással a későbbiekre. Ha viszont nálunk marad a fejlesztés eredménye, akkor a költségeket gyűjteni és aktiválni kell. Erre szolgálna a projekt szám, vagy munkaszám, amellyel címkézni lehet a felmerült költségeket. Ezt a munkát azonban csak a műszaki munkatársak tudják elvégezni, és a legpontosabb ez akkor, ha már a fejlesztés közben vezetik a nyilvántartásokat. Ha elmarad induláskor ennek tisztázása, az utólag többletmunkát eredményez és hibát okozhat a beszámolóban.  

A saját felhasználásra indított fejlesztés esetében nem külső igény a fejlesztés szükségessége, a műszaki oldal sok információval rendelkezik, gyakran itt keletkezik arra igény. KKV-k esetében azonban nagyon gyakran elmarad annak felmérése, mennyibe fog kerülni a fejlesztés, és ennek a megtérülése milyen időtartamú.

Kisebb fejlesztések esetében nem jelent problémát a megtérülés előzetes kalkulációjának hiánya, bár az is okozhat cash-flow problémákat.

Fejlesztés folyamata

1. Munkaszám, vagy projekt szám hiánya

Nagyon gyakori probléma, hogy csak a fejlesztések indítása után szembesül a gazdasági oldal – miután követő feladatot lát el és a beérkező bizonylatok alapján jut információhoz – a fejlesztéssel.

Ekkor utólag merül fel a munkaszám, vagy projekt szám szükségessége, amellyel a fejlesztés költségeit azonosítani lehet.

Ha ez jelentősen késik, akkor utólag kell újra elővenni a fejlesztéshez kapcsolódó bizonylatokat és pótolni a gyűjtéshez szükséges adatokat. Ezt rendszeres megbeszélésekkel lehet elkerülni, melyen a cég összes nagyobb részlege képviselteti magát, így az új projektről nem csak a gazdasági terület, hanem például a sales is megfelelő időben értesülhet.

1. A projekt változása

Ha nincs megfelelő kommunikáció a gazdasági és műszaki munkatársak közt, a projektben bekövetkezett változásokról nem értesül a pénzügy-könyvelés. Ez elsősorban az eredményekre és megtérülésre van nagy hatással, ami befolyásolja a cég később gazdasági helyzetét és problémát jelenthet a könyvelésben.

Fejlesztés befejezése

Minden esetben egy jegyzőkönyvvel kellene zárni a fejlesztési folyamatot, amelynek a következő lényeges információkat kell tartalmaznia, melyet a projektvezető adhat meg:

• Sikeres volt-e a fejlesztés;
• Generált-e újabb fejlesztési projektet. Ha igen az új projekt szám vagy munkaszám rögzítése, és indulási ideje;
• A befejezés ideje;
• A várható hasznosítás ideje.

A jegyzőkönyvben szereplő adatok befolyásolják a projekt elszámolási módját, ezáltal befolyásolják a könyvelési folyamatokat.

Hasznosítás módja

Nagyon gyakran kimarad a szerződésekből szellemi termék értékesítése esetén, hogy mi pontosan az ügylet tárgya. Licencet vagy minden vagyoni jogot ad-e át a vállalkozás. Ekkor utólag kell pótolni ezt az információt, amely jelentősen befolyásolja az elszámolás módját és az eredményt, és jelentős hibát okozhat a beszámolóban.     

Mindenképp érdemes szervezetten kezelni ezt a problémát. Rendszeres időközönkénti megbeszélések, azokon előre meghatározott témákkal megoldhatják ezeket a problémákat. és lehetőséget adnak minden területnek, hogy elmondja véleményét és kifejtse, milyen információkra és egyéb teendőkre van szüksége a sikeres munkához. 

Bár most a vállalkozáson belüli esetet tárgyaltuk, ez a probléma még nagyobb lehet akkor, ha a könyvelést külső vállalkozás látja el. A velük való kommunikációra még ennél is nagyobb hangsúlyt kell fektetni.

Badak Zsuzanna innovációs tanácsadó

Badak Béla okl.könyvvizsgáló