A kísérleti fejlesztés befejezésekor a fejlesztésre vonatkozóan több döntést kell hozni. Ezek a döntések befolyásolják a fejlesztés és a létre jött eredmény elszámolását, ezért ezeket célszerű egy aktiválási jegyzőkönyvben rögzíteni, amely a könyvelés bizonylatául is fog szolgálni.

Az a célszerű, ha az aktiválási jegyzőkönyvet a műszaki terület készíti, mert ott állnak rendelkezésre azok az információk, amelyek a döntéshez szükségesek.

A jegyzőkönyv könyvelési bizonylat lesz, ezért meg kell felelnie a bizonylatokkal kapcsolatos formai előírásoknak is.

Tartalmaznia kell:

A bizonylat megnevezését és sorszámát vagy egyéb más azonosítóját;

• A bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölését;
• Nagyobb szervezeteknél a gazdasági műveletet elrendelő személy nevét, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírását; 
• A bizonylat kiállításának időpontját, illetve az időpontot vagy időszakot, melyre a bizonylat adatai vonatkoznak.

I. A kísérleti fejlesztés költségeit a 112-es főkönyvi soron a projekt folyamán a vállalkozás elkülönítve gyűjtötte:

Az aktivált kísérleti fejlesztéssel kapcsolatban a következő adatoknak kell szerepelniük:

• A projekt címe és munkaszám (projektszám) kódja, a fejlesztés időtartama;
• Igénybe vett alvállalkozók neve, számlaszáma, összege, külön feltüntetve a K+F munkát végző alvállalkozókat, összesítve költségeiket;
• A projekt során felmerült saját költségek (bér és járulékok, megbízási díjak stb.);
• Költségek összesítése (a projekt összköltsége), mely ellenőrzési lehetőség a könyvelés részére, hogy egyezik-e a saját kimutatásaikkal.

A projekttel kapcsolatos vezetői döntéseket az aktiválási jegyzőkönyvben érdemes rögzíteni:  

1. Sikeres volt-e a fejlesztés (I/N)

Ha nem volt sikeres, erre a projektre a 112-es soron gyűjtött költségeket terven felüli értékcsökkenéssel le kell írni  . a projektelszámolása itt véget ér.

Sikeres fejlesztés esetén:

2. Mennyi a létrejött eredmény piaci értéke?

3. Tervezett használati idő megállapítása. Ennek megfelelően kell az értékcsökkenési kulcsot számítani. 

4. Ha a piaci érték kevesebb, mint az aktivált költség, a különbözet megtérül-e?

Ha megtérül, akkor meg kell állapítani az értékcsökkenési kulcsot a kísérleti fejlesztés aktivált értéke leírására.

A megtérülésre üzleti tervet kell készíteni. A jövendő bevételekkel szemben az üzleti tervben számolni kell további költségekkel is:

• További fejlesztési költségek;
• Várható termelési költségek;
• Várható értékesítési költségek.

A K+F projekt költségekre (az összes költség csökkentve az eredmények értékével – pl.: termék, know-how) a kimutatott haszon kell fedezetet nyújtson. Ha előreláthatóan nem fedezi, akkor ezt a nem megtérülő részt terven felüli értékcsökkenéssel kell leírni.

Az eredmények várható használati ideje adja a kísérleti fejlesztés aktivált értékére alkalmazandó értékcsökkenési kulcsot. A leírás ideje a számviteli tv. szerint 2 és 5 év között lehet. Ha a későbbiekben kiderül, hogy az eredmény már nem használható – műszaki elavulás, piaci változások miatt - annak ellenére, hogy az korábban hosszabb időre lett tervezve, akkor az adott pillanatban még értékkel bíró kísérleti fejlesztést terven felüli értékcsökkenéssel kell leírni.     

II. Kísérleti fejlesztés költségeit felmerüléskor a folyó költségeket növelték:

Aktiválási jegyzőkönyv tartalmi elemei:

• A projekt címe és munkaszám (projektszám) kódja, a fejlesztés időtartama;
• Igénybe vett alvállalkozók neve, számlaszáma, összege, külön feltüntetve a K+F munkát végző alvállalkozókat, összesítve költségeiket;
• A projekt során felmerült saját költségek (bér és járulékok, megbízási díjak stb.);
• Költségek összesítése (a projekt összköltsége).

A projekttel kapcsolatos vezetői döntéseket az aktiválási jegyzőkönyvben érdemes rögzíteni:  

Sikeres volt-e a fejlesztés (I/N)?

1. Ha nem volt sikeres, a projekt elszámolása itt véget ér.

Sikeres fejlesztés esetén:

2. Mennyi a létrejött eredmény piaci értéke?

3. Tervezett használati idő megállapítása. Ennek megfelelően kell az értékcsökkenési kulcsot számítani.

Badak Béla okl. könyvvizsgáló